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Menos reuniones y más productivas, ¿cómo hacerlo?


El tiempo invertido en una reunión de trabajo es, en ocasiones, inversamente proporcional a la rentabilidad del mismo. La clave para que tengan efecto estas convocatorias se encuentra en hacer menos y en tratar los asuntos realmente importantes.

Cada vez que hay que tratar un tema importante en una organización se convoca una reunión. ¿Realmente es efectivo? Estos encuentros suelen resultar una pérdida de tiempo que llevan asociada una falta de productividad. Incluso en ocasiones se sale de la sala de juntas igual que se ha entrado: sin nada decidido ni concreto.

¿Cómo cambiar esta tendencia? Los jefes que han aprendido para qué sirve una reunión son los que mejores decisiones toman, a la vez que manejan la convocatoria y el contenido de estos encuentros como si fuera otra área de negocio, de acuerdo con Nacho Ríos, socio de la consultora Bain & Company en España.

Según este experto existen tres pasos para hacer reuniones eficaces:

Tratar asuntos importantes: “Algunas reuniones se centran en la toma de decisiones, otras no. Y éstas son insoportables”, considera Ríos. La clave está en separar los asuntos fundamentales de los que no lo son, y que el grupo de personas que asista entienda y sepa cuáles son esos temas críticos.

Esa lista de cuestiones debería incluir todo lo relacionado con inversiones y con decisiones que añadan valor a las tareas del día a día.

Más efectivas: A las reuniones también se puede aplicar el refrán del dicho al hecho hay un trecho: Querer tratar los asuntos importantes no significa que vaya a suceder. Para que esto ocurra, el socio de Bain & Company aconseja que “los líderes insistan en los objetivos del encuentro, que preparen previamente la reunión, que diseñen una agenda de la misma, y que se anote lo que se haya decidido”.

Los asistentes: Las personas que deberían acudir a las convocatorias son aquellas que tienen el poder de decidir. “Si se sigue esta máxima, quedarían fuera todos aquellos que se dedican a hacer turismo, es decir, las personas que van de junta en junta aparentando que son importantes y que hacen su trabajo”, explica Ríos.

Adios, reuniones, adios
Debido a que estos encuentros son tan comunes y están tan implantados en la vida laboral, muchos empleados programan sus quehaceres en torno a ellas. Así que, según Ríos, reducir el número de reuniones no es tarea sencilla.
Este experto aconseja trasladar la idea de que es bueno para todos convocar y acudir a menos convocatorias. Así mismo, los jefes tienen que predicar con el ejemplo asistiendo sólo a las que sean necesarias y en las que se tomen decisiones.

Por otro lado, los jefes también pueden utilizar ciertas tácticas: “Se puede comenzar la reunión diciendo ‘¿Todo el mundo tiene que estar aquí?’ Esto hará que los asistentes se planteen acudir a una próxima junta”, expone Ríos.

Al principio será complicado cambiar la mentalidad de ‘cuántas más reuniones mejor’, pero “se ganará tiempo, las convocatorias que se realicen serán productivas y las decisiones se tomarán más rápido”, concluye el experto.

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